Tavaszi vasárnap van, a könyvelő péntekig kéri a tavalyi költségeket, te pedig egy év banki tételeit görgeted, és próbálsz rájönni, mi volt az „AMZN 18 900”. Pár számla a fiókban, pár az e-mailekben, néhány pedig eltűnt.
Röviden: minden üzleti költséget fizetéskor rögzíts, kategóriával és a számla fotójával. Az üzleti kiadások menjenek külön számláról. Hetente szánj 15 percet a hiányok átnézésére. Adózáskor a könyvelőd egy már rendezett listát kap, nem egy dobozt.
- Fizetés az üzleti számláról
- Rögzítés a számlával együtt
- Heti 15 perces átnézés
- Rendezett lista adózáskor
Ez szervezésről szól, nem adójogról. Hogy mi számít üzleti költségnek, meddig kell megőrizni a bizonylatokat és milyen dokumentumot fogadnak el, országonként eltér. Kérdezd a könyvelődet.
Egy kidolgozott példa
Kitalált, de valószerű helyzet: egy szabadúszó fotósnak évi 120 üzleti számlája van, nagyjából 15 000 Ft-osak.
| Ráfordított idő | Nem igazolható költség | |
|---|---|---|
| Fizetéskor rögzítve (20 másodperc darabja) | évi nagyjából 40 perc | szinte semmi |
| Adózáskor előkeresve (3 perc darabja) | nagyjából 6 óra | minden tizedik elveszik, kb. 180 000 Ft |
180 000 Ft
Az időkülönbség valódi, de a nagyobb kár az elveszett számla. Egy költség, amit nem tudsz igazolni, általában nem csökkenti az adódat. A számlát pedig a fizetés utáni 20 másodpercben a legkönnyebb megtartani, amíg még a kezedben van.
Mi kell egy jó nyilvántartásba
Minden üzleti költségnél a könyvelők és az adóhatóságok általában ugyanazt akarják látni:
- Mi volt, és miért üzleti költség (a kategória, és egy megjegyzés, ha nem egyértelmű).
- Mikor és mennyi, a díjakkal együtt.
- Bizonyíték: a számla vagy a blokk.
- Az üzleti rész, ha a költség vegyes, például telefon vagy autó.
A lépések
1. Üzleti költséget az üzleti számláról fizess
Így a nyilvántartás nagy része magától rendeződik: ami azon a számlán van, az üzleti (háromszámlás felállás).
2. Legyen rövid a kategórialista
Eszköz, szoftver, utazás, telefon és internet, szakmai díjak, banki díjak. Hat-tíz kategória. Kerüld az „Egyéb”-et; oda mennek elveszni a számlák.
3. Fizetéskor rögzítsd a számlát
Egy fotó, a tranzakcióhoz csatolva, mielőtt elteszed a telefont.
4. A vegyes költségek üzleti részét egyszer döntsd el
Például a telefon fele. Írd le, miért, és mindig ugyanazt az arányt használd.
5. Hetente 15 perc átnézés
Van valami számla nélkül? Keresd meg most, amíg emlékszel rá. Van a bankban valami, amit nem rögzítettél? Pótold.
6. Negyedéves áttekintés
Nézd meg a költségeket kategóriánként. Hiányzik valami, például egy éves biztosítás vagy előfizetés? A könyvelőnek rendezett listát adj, ne dobozt.
A csapdák
- Egy kártya mindenre. Minden magánvásárlást a listában meg kell magyarázni vagy ki kell venni.
- „Majd tavasszal beszkennelem.” A hőpapíros blokk elhalványul, az e-mailek elsüllyednek.
- Egy vegyes költséget teljesen elszámolni, vagy egyáltalán nem. Egyszer döntsd el az arányt, és tartsd magad hozzá.
- Elfelejteni a banki és kártyadíjakat. Kicsik, gyakoriak, és ezek is üzleti költségek.
Próbáld ki a múlt hónapon
Vedd elő az üzleti számlád múlt havi kivonatát, és számold meg, hány tételt tudnál ma igazolni számlával. Ez a kiindulópontod.
Egy dolog, amit ma megtehetsz
Válassz egy helyet a számláknak, egy mappát vagy az appot, amit használsz, és a következő üzleti számlát a fizetés után egy percen belül tedd oda.
Hol jön a képbe a Volora
A Volorában minden üzleti költséget egy üzleti pénztárcában rögzíthetsz a kategóriájával, és a számla fotóját a tranzakcióhoz csatolhatod. Minden kiadásnál van egy „adóból leírható” kapcsoló, amit a kategória alapján előre kitölt, vegyes költségnél pedig megadhatod a leírható részt. Egy több dolgot fedő fizetést szétoszthatsz kategóriák között. A banki tételek CSV-importtal is bejöhetnek, a duplikátumokat felismeri. A Volora rendben tartja a nyilvántartást; nem nyújt be bevallást, és nem készít hivatalos adónyomtatványt.